La importancia de no perder la conexión de los equipos con el teletrabajo
Ya con el estallido social surgieron muchas instancias para desarrollar el teletrabajo. La necesidad de un traslado seguro y en muchos casos, la protección de nuestros trabajadores, dio paso para que por octubre y noviembre en Rompecabeza nos viéramos forzados a coordinar que nuestros equipos trabajaran desde sus casas. Si bien el teletrabajo ha sido una parte importante del desarrollo de las industrias más tecnológicas o digitales, en nuestro caso, si bien era una estructura que se estaba planteando, no habíamos hasta entonces, generado mayor rigurosidad al respecto.
La crisis social fue el puntapié inicial para comenzar a trabajar intermitentemente de esta forma y en paralelo estudiamos y elaboramos un plan denominado “Continuidad de Servicio”, que consistía en cómo Rompecabeza enfrentaría el teletrabajo para que nuestros clientes no se vieran afectados con una pérdida de calidad en los servicios, pero también para que los colaboradores desarrollaran su trabajo coordinados, lejos de la incertidumbre y con una muy buena guía metodológica.
Así, antes de que comenzara la crisis sanitaria por el coronavirus en el país ya teníamos nuestro plan de continuidad estructurado y validado por los líderes de la empresa. A poco andar del avance del virus, y aprovechando la instancia de una marcha social convocada a nivel nacional, presenté la posibilidad de hacer un día de trabajo remoto el lunes 9 de marzo para ponerlo a prueba. Fue un día de mucho aprendizaje, de visualizar problemáticas que no se había notado y de mejorar lo que ya teníamos como plan.
Adicionalmente elaboramos un ebook sobre teletrabajo con todo lo que habíamos aprendido y lo compartimos por redes sociales para obtener feedback del resto de las personas. Fue una especie de marcha blanca o de “tirarse a los leones” para recibir todas las balas posibles y desde ahí, hacerlo mejor. En Rompecabeza siempre hemos creído que cuando las cosas andan bien, se deben evaluar y desarmar, porque desde ahí siempre nace algo mejor.
Ya con esa base de teletrabajo lista y con la sensación de que una posible cuarentena se aproximaba, la conversación con el equipo de trabajo fue evidente. Existía mucha incertidumbre, preocupación, nerviosismo y también dudas por cómo un trabajo a distancia se podría desenvolver de manera óptima por una cantidad de tiempo indeterminada. Somos una empresa jóven, con trabajadores en un rango de edad de unos 25 a 26 años, que si bien usan a favor todos los aspectos tecnológicos del teletrabajo, no han tenido dentro de su experiencia la estructura y coordinación necesarias para hacerlo concreto. Es un riesgo, lo fue en su minuto y cada día que pasa seguimos aprendiendo. Todos, independiente de la edad y la experiencia. No olvidemos que esta es una situación nunca antes vista.
La cuarentena partió de forma voluntaria el día lunes 16 de marzo. Se establecieron los canales de comunicación e información oficiales, los voceros apropiados para comunicar al equipo y comenzamos. No nos tomó de sorpresa ni hubo improvisación. Afortunadamente estábamos muy bien preparados. La primera semana fue de idas y venidas. Cómo era voluntario, algunos fueron a la oficina, otros fueron por sus implementos tecnológicos necesarios, otros no fueron más, hasta el día de hoy.
Hoy nos encontramos en un buen momento; ya pasamos la angustia inicial, la incertidumbre de cómo se iba a desarrollar ese plan de “Continuidad de Servicio”, nos conectamos entre todos los grupos de trabajo con nuestras cámaras encendidas en la mañana y tarde para hacer sincronizaciones de tareas. Hemos mantenido contacto formal e informal, el espacio para reirse, motivar y compartir sigue estando muy presente y nosotros siempre lo hemos visto como parte de la columna vertebral de un teletrabajo.
Todos informados
Hemos seguido haciendo nuestras reuniones semanales con todo el equipo (más de 90 personas) para presentar a dos integrantes de la agencia desde el “lado humano” y hemos sumado una reunión general de 90 minutos donde yo, como gerente general, presento un breve estado de situación de la agencia, clientes y proyectos. Luego hacemos dinámicas de grupo para no perder nuestra conexión.
Obviamente, hay mucha risa, apoyo y recuerdos de nuestra estancia como grupo en la agencia. Ha sido muy gratificante ver cómo no se ha perdido la confianza y empatía; es más, cómo ha crecido el apoyo entre cada uno de los integrantes de los diferentes equipos o “células” de Rompecabeza. Es bueno mantener la mística que nos caracteriza: seguimos subiendo fotos y mensajes a nuestras redes sociales para saludar a quienes están de cumpleaños o mostrar las últimas oportunidades en que nos reunimos para festejar algo.
Y acá quiero ser también enfático: ha existido un tremendo apoyo de nuestros clientes, que también han debido adaptarse al trabajo remoto. Ha sido un trabajo tremendamente colaborativo, mucho más incluso que de forma presencial.
Si analizo un poco el futuro y el presente, veo que esta crisis por el Covid-19 nos va a dejar varios desafíos económicos evidentes, pero también un gran aprendizaje en relación al trabajo remoto, reuniones efectivas y gestión del tiempo. También nos dejará una enseñanza más humana en torno a las necesidades de los equipos de trabajo, de lo importante y poco valorado que es la sociabilización y las formas de practicarla más allá del contacto físico.